コラム

Web会議でよくある気まずいシーンを打開する会話術

オンラインコミュニケーションの機会が増えていると思いますが、取引先や上司など、気を遣う相手とのWeb会議にかぎって、音声が聞き取りづらいなどの気まずいシーンが訪れることってありますよね?
そのような時こそ、心配りのできたひと言で、関係を良好に導くこともできると思います。シチュエーション別に、三択のクイズ形式で、おとどけします。

Q1 相手の声が聞き取りづらいとき

A.『マイクの音量上がってますか?』
B.『声が小さくて聞き取りづらいんですけど…』
C.『私のPC音が小さくて』

Cがベストです。
相手の声が聞き取りづらいとき、すべてが相手のせいとは限りません。自分のPCの音量や性能に問題がある場合もあります。そんなとき、相手を一方的に疑うのは失礼な印象になります。また本当に相手の声が小さくて聞き取りづらい場合でも「私のPC音は小さいので、もう少し大きめに話していただくことはできますでしょうか?」というと、相手も責められている感じもせず、気持ちよく大きめの声を出してくれるでしょう。

Q2 自分の声が聞こえているか不安なとき

A.『もっと大きい声で話しますね』
B.『私、声が小さいので、聞こえない場合はいつでもおっしゃってくださいね』
C.『私の声、聞こえていますか?』

Bがベストです。
コミュニケーションを取る上でのアイスブレイクとして、「気持ちを伝える」というのがありますが、先に不安な気持ちを伝えてしまうと、相手もあなたの気持ちを理解した上で耳を傾けて聞く努力をしてくれたりします。「聞こえていますか?」とストレートに聞く方法もありますが、美容院で「お湯の温度はいかがですか?」と聞かれてとっさに「大丈夫です」と答えるのと似ていて、相手の本音を引き出すためには、自分の本音を先に伝えるなどの工夫をしたほうがベターです。また、いきなり大きめの声で話すのは、大きすぎて耳障りになる可能性もあるので、避けましょう。

Q3 相手にちゃんと意味が伝わっているか不安なとき

A.『ここまででご不明点はありますか?』
B.『ここまでついて来られましたか?』
C.『私の話の意味、分かりましたか?』

Aがベストです。
話の意味が伝わっているか?を聞くときも、相手の理解度に落ち度があると感じさせるような言い回しではなく、あくまで不明点、つまりはっきりしないポイント、話の中で分かりにくい点があったかどうかを確かめましょう。フランクに、「ついて来られます?」と聞かれることが私自身、たまにあるのですが、相手がお客様や先輩など関係性によっては失礼な感じがしてしまうので注意しましょう。

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Q4 相手の動画の背景に相手の趣味がわかるものが映ったとき

A.『○○さん、テニスされるんですか?』
B.『○○さんテニスされていたんですね!どおりでスタイルがいいと思いました』
C. 仕事と関係がないのでスルーする。

Aがベストです。
オンラインこそ、背景や服装、髪形などアイスブレイクになりそうな相手の情報を取りに行きましょう。対面だと相手の背景や相手の持ち物、服装などの情報が目に入ってくるので、そういう話題が会話をスムーズにする要素になったりしますが、オンラインではそうした視覚情報が対面より制限されます。少しの情報でも見逃さず、会話のネタにしてみてはどうでしょうか。また、オンラインの場合、自宅が多いので、その持ち物が相手のものであるかわかりません。早とちりして会話を進めず、まずは質問から始めたほうがいいでしょう。

Q5 相手の動画に相手の子どもやペットが乱入してきたとき

A. 仕事と関係がないのでスルーする。
B.『わ~かわいい!お子さん何歳ですか?』など話をふくらませる。
C.『在宅だと育児も大変ですよね。お気になさらないでください』

Cがベストです。
子どもが仕事に乱入して進まないことはお母さんにとって非常にストレスです。子供がミーティングの邪魔をしにくると同僚に迷惑がかかるのではないか?と感じ、ダブルでストレスを感じるはずです。そのような気持ちに配慮して、お子さんが入ってきた場合でも、「理解している」「気にしなくていい」という言葉をかけましょう。子どもやペットの話に脱線させるのは少しの間であればいいのですが、仕事の妨げにもなりますので、すぐに切り上げて仕事の話に戻す態度をとるほうがいいでしょう。

Q6 相手と話すタイミングがかぶったとき

A.『お先にどうぞ』
B. タイミングをずらして再度同じことを繰り返す。
C.『すみませんかぶってしまいました』

Aがベストです。
音声のギャップがあるオンラインでは、どちらが先に話すのかを明確にしてから話し始めるのがルールです。複数名のミーティングでは、「○○(名前)です。話して良いですか?」と名乗ってから話すとスムーズです。タイミングをずらして話そうとしたりしても、再度かぶってしまう可能性も高いので、焦らずに仕切りなおす気持ちで話す順番を決めるといいです。

Q7 相の健康やコロナ疲れを気遣いたいとき

A.『ご家族のみなさん、コロナは大丈夫ですか?』
B.『お体にお気を付けください』
C.『またいつでもオンラインで話しましょうね』

Cがベストです。
在宅勤務が続き、気持ちがふさぎがちになったという人が増えています。特に一人暮らしや気軽に話す相手が近くにいない人はなおさらです。出勤していたときは、少しの会話でガス抜きできていたこともオンラインではなかなか気軽に話しにくいと感じているかもしれません。「またオンラインで話す機会を作りましょう」と、オンラインでつながれますよ、ということを暗に伝えるだけでも少し明るい希望を感じさせるものです。また、家族に感染者が出た場合などを考え、ストレートな質問は控えた方ほうがいいでしょう。

オンラインにおいても、相手に配慮した声掛けをすることによって、良好な関係を維持、構築することはできると思います。参考にしてみてください。

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