上司へのわかりやすい報告～5分で整理・30秒で伝える方法とは

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上司に解かりやすい報告・プレゼンをしたい

忙しい上司への報告の際、焦って内容をうまく伝えられないでいると「何が言いたいのかわからない」「無駄な話が多い」と怒られたことがある方もいるのではないでしょうか。

この様な問題を解決するためには「5分で整理し、30秒で伝える」ロジカルシンキングを行うことが重要なポイントです。

上司にわかりやすい報告・プレゼンを行うために必要な方法をご紹介します。

1.与えられているすべての情報を挙げ、整理する　

まず、情報を整理することから始めます。

下の例題のように、情報がたくさんあり、結論を導き出さないといけない場合は表をつくると、整理しやすいでしょう。

条件から取り出せる要素は「価格」「故障」「仕様」「待機電力」「デザイン・軽さ」「取引先」。
そこに、Ａ社、Ｂ社、Ｃ社の内容をそれぞれに書き込んでみましょう。

この時点で「Ｂ社製品がいい」という結論が一目瞭然なのがおわかりでしょうか。「デザイン・軽さ」はＡ社が「◎」ですが、
「実務には関係ない」とありますので、「考慮にいれるべきではない」と判断できます。

〈例題〉

あなたの会社が新たなパソコンを購入することになり、A社、B社、C社からの売り込みがきています。
次に挙げる条件を考慮し、どのメーカーのパソコンを購入すべきか、あなたなりの結論を、
理由を交えて、30秒ほどで上司に報告してください。（考える時間／5分以内）

〈条件〉

①価格は、A社のものはB社に比べ1万円安く、C社のものはB社に比べ2万円高い。
②故障のリスクはA社製がもっとも高い。
③我が社の実務に適しているのは、A社とB社の仕様である。
④待機電力消費率はA社、C社が高く、B社は低い。
⑤デザインや軽さの面でいえば、A社がもっとも良いが、実務には関係がない。
⑥仕事上、取引があるのはB社とC社で、A社はない。