上司に解かりやすい報告・プレゼンをしたい
忙しい上司への報告の際、焦って内容をうまく伝えられないでいると「何が言いたいのかわからない」「無駄な話が多い」と怒られたことがある方もいるのではないでしょうか。
この様な問題を解決するためには「5分で整理し、30秒で伝える」ロジカルシンキングを行うことが重要なポイントです。
上司にわかりやすい報告・プレゼンを行うために必要な方法をご紹介します。
1.与えられているすべての情報を挙げ、整理する
まず、情報を整理することから始めます。
下の例題のように、情報がたくさんあり、結論を導き出さないといけない場合は表をつくると、整理しやすいでしょう。
条件から取り出せる要素は「価格」「故障」「仕様」「待機電力」「デザイン・軽さ」「取引先」。
そこに、Ａ社、Ｂ社、Ｃ社の内容をそれぞれに書き込んでみましょう。
この時点で「Ｂ社製品がいい」という結論が一目瞭然なのがおわかりでしょうか。「デザイン・軽さ」はＡ社が「◎」ですが、
「実務には関係ない」とありますので、「考慮にいれるべきではない」と判断できます。
〈例題〉
あなたの会社が新たなパソコンを購入することになり、A社、B社、C社からの売り込みがきています。
次に挙げる条件を考慮し、どのメーカーのパソコンを購入すべきか、あなたなりの結論を、
理由を交えて、30秒ほどで上司に報告してください。（考える時間／5分以内）
〈条件〉
①価格は、A社のものはB社に比べ1万円安く、C社のものはB社に比べ2万円高い。
②故障のリスクはA社製がもっとも高い。
③我が社の実務に適しているのは、A社とB社の仕様である。
④待機電力消費率はA社、C社が高く、B社は低い。
⑤デザインや軽さの面でいえば、A社がもっとも良いが、実務には関係がない。
⑥仕事上、取引があるのはB社とC社で、A社はない。
2.結論に至った理由を整理する
次に「Ｂ社製品がいい」という結論に至った理由を整理します。
人間の脳の構造上、挙げる理由は３つ以内。それ以上になると、
覚えづらく、脳が考えるのを放棄してしまう可能性があるのです。
わかりやすく、コンパクトに報告するためには、理由をただ羅列するのではなく、
３つ以内にグルーピングする作業が必要です。
この場合は、
理由①製品の性能について
理由②コスト面について
理由③その他の理由
となります。
「仕様」と「故障」は「性能」としてグルーピング、「価格」と「待機電力」は「コスト」としてグルーピングしました。
グルーピングする際はきちんと〈グループ名〉をつけること。衣装を整理するとき、ボックスに「冬物」「インナー類」などとタグをつけておくと、
何が入っているかわかりやすいですよね。それと同じように〈グループ名〉をつけておくと情報が整理しやすく、第三者に話すときにもわかりやすいのです。
グルーピングにもれた「デザイン・軽さ」は、先にも述べましたがわざわざ上司に報告しなくてもいいこと。そういう無駄を省くのも整理の一環です。
3.まとめ
こうしたロジカルシンキングの結果、たどり着いたのが下記の模範解答になります。
「たった５分で、これだけの情報を整理し、しかも30秒で伝えるのは無理！」と思ったかもしれません。
でも、ロジカルシンキングという論理的な思考ルールに基づいて考えれば、
誰でも短時間でまとまった話ができるようになるのです。
〈模範解答〉
購入すべきはB社製であると考えます。理由は3つです。
性能面、コスト面、その他の理由として、ご説明します。
・1つ目の性能面ですが、我が社の実務に適した仕様であり、故障が少ないこと。
・2つ目のコスト面では、価格も3社のなかでは平均的で、待機電力も低く抑えられること。
・3つ目、その他の理由として、我が社の取引先でもあること、が挙げられます。
よって、購入すべきはB社製であると考えます。
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