ビジネスマナー研修の内容とは？目的や成功させるポイントをご紹介

ビジネスマナー研修は新入社員が受けるもの、と思っていませんか。確かに、社会人として基本的な知識を得ることや、会社の顔として恥ずかしくない作法を身につける機会は新入社員にとって大切なもの。しかし、良いとされる振る舞いや基準は時代によって変化します。年齢や経験を重ねても、ビジネスマナー研修によって自身を振り返ることも効果的です。新入社員を迎え入れる準備が始まる今の時期から、ビジネスマナー研修のポイントと効果を改めて考えてみましょう。

ビジネスマナー研修が必要な理由、目的

会社は、年齢や性別、価値観や文化の異なる人が、組織の理念に賛同しひとつのゴールを達成するために集まっているところ。それぞれが気持ちよく仕事をし、かつ本来の力を十分に発揮するためには、最低限必要な社会人としてのマナーを身につけていることが求められます。ビジネスマナーは組織で働く上での土台と言えるかもしれません。
また、仕事を進めるには協力や分担が不可欠。お互いに気持ちよくやり取りができてこそ、個人の強みが活かされチームの力が発揮されます。
よいチームに大切なことは、互いを尊重できること。例えそれぞれに職業上のスキルや知識があったとしても、相手からの挨拶や言葉に違和感がある、最低限のビジネスマナーがなく言動が不快に感じるなどがあれば、共に仕事をしようという気持ちにはなりません。社内においてはもちろんですが、これが社外の人との間で起こると、会社にとっても致命的なこととなります。ビジネスマナーは働く人同士の潤滑油と言えるかもしれません。

ビジネスマナー研修の内容

では、ビジネスマナー研修では何を学ぶのか、大きく３つにわけてご紹介します。

①第一印象
仕事には、初対面の人と出会う場面が多くあるもの。第一印象は、会話や商談が始まるよりも前、お互いが会った瞬間のほんの数秒で決まると言われています。さらに第一印象はその後も一定の期間続くと言いますから、いかに大切かが想像できます。第一印象を左右するのは、身だしなみやお辞儀、姿勢や表情、声のトーン等です。人からどう見えているかは、自分では意外とわからないもの。研修講師や受講者同士の客観的な視点から改善点を得ることが重要です。

②社会人としての言葉づかい
挨拶や敬語の種類、目上や社外の人に対する言葉づかいを学びます。敬語は知識として学ぼうとすると複雑ですが、ビジネスにおいてはそれらを「知っている」ことよりも、必要な場面で臨機応変に「使える」ことこそ大切です。研修では、上司役と部下役にわかれたロールプレイで、実際の会話場面を演じてみる等しながら学ぶこともあります。

③基本的なビジネススキル
名刺交換、電話応対、文書やビジネスメールの書き方等、仕事をする上で知っておきたい基本的な約束事はどの職種であっても共通するもの。
世代によっては固定電話を使う習慣がなく電話そのものに苦手意識がある、メールよりもLINEを多く使っているため改まった文章を書く機会が少ない等の差があり、「当たり前」と思う基準が異なることも。
ビジネスマナー研修で共通のルールを確認しておくことは大切です。

ビジネスマナー研修の注意点

研修は、ただ実施すればよいというものではありません。時間と費用をかけたのに効果が感じられないという場合、研修のやり方やその後の振り返りに問題があるかもしれません。ビジネスマナー研修を実施する際に気を付ける点は、どんなことでしょうか。

①研修の目的や効果を共有する
前述の通り、ビジネスマナー研修は新入社員のためだけのものではありません。中堅社員や管理職がビジネスマナーを見直すことにより、スキルのアップデートをはかったり、若い世代と価値観の違いについて対話する場になるかもしれません。どの世代にとってもビジネスマナーが必要であること、実施の背景や目的を共有し、受講する社員が自分ごととして捉えられるような働きかけをしましょう。

②振り返りや実践の場を設け、学んだことを業務に活かせる仕組みをつくる
研修で新しい知識を得たり気づきを得ると、誰しも高揚したり前向きな気持ちになるものです。しかしながら、それを持続させるのはなかなか難しいもの。学んだつもりで終わらせないためには、研修後に振り返る機会を設ける、業務の中で実践しフィードバックを得られる仕組みを考える等の工夫が必要です。
ビジネスマナーは日頃の行動の積み重ね。意識せずとも印象のよい挨拶ができ正しい敬語が話せる、どんな場面でも礼儀正しい振る舞いができるということが研修のゴールです。

ビジネスマナー研修を成功させるには

では最後に、ビジネスマナー研修を成功させる３つのコツをご紹介します。

①研修内容とレベル設定
研修の内容が最も重要であることはもちろんですが、内容が受講者と合致しているかどうかがポイントです。現状、その会社に不足していることはどのようなことか、受講者の職種やポジションにどのようなビジネススキルが求められているのか、難しすぎたり、逆に簡単すぎて飽きてしまうような内容ではないか等、研修内容を吟味しましょう。

②講師と研修費用
ビジネスマナー研修には、ホテルや航空業界経験者、アナウンサーや接遇スキルに詳しい職種出身の講師が求められるようです。講師自身が手本となるような存在であること、実体験を交えてビジネスマナーの必要性を訴えられることは、受講者のモチベーションに繋がります。また、研修は一度実施して終わりではありません。フォローアップ研修やオンラインでの復習など、継続的な実施が可能となる費用面も大切なポイントです。

③研修前後のサポート
ここまででお分かりのように、効果的な研修のためには、研修の企画や準備、実施までの計画、実施後の振り返りが欠かせません。社内の担当者だけでなく、多くの企業の傾向を知る研修会社の担当者の視点を得るなどして、自社の主観だけではなく客観的な意見を共有できることが重要です。