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報告の仕方~報告に自分の意思をプラスする

あなたは仕事の報告の仕方に自信がありますか? 報告後に上司から質問攻めにあったことのあるのなら、報告における話し方に問題があるのかもしれません。今回は、聞き手を納得させる、仕事の報告の仕方をご紹介します。

事実だけを述べる報告になっていませんか?

以前、ある企業の社長さんから「我が社の報告会議が、いつも『で、何が言いたいの?』という話ばかりで困っているんです」という悩みを聞き、研修をお引き受けすることになりました。

実際にその悩みのタネである報告会議に出席させていただいたのですが、たしかにさっぱり報告者の意図がわからない。例えば、「先月の売り上げは2か月前の5%減でした」で報告が終わってしまうのです。社長は予想通り「どうして5%減になったの? 今月もそのままいくの? 改善策はないの?」とイライラ気味に質問攻め。

事実だけを述べる報告なら、メールで十分です。ビジネスでの報告は、報告者のセンスが出ます。優れたセンスの持ち主なら、報告は抜け目なく「戦略的」に行うものです。

報告の仕方の基本と戦略的な報告

基本として、報告をする際は「When=いつ」「Who=誰が」「What=何を」「Where=どこで」の“4W”がきちんと満たされているかをチェックしましょう。4Wは、聞いている人が必ず引っかかるポイントですので、最低限の情報です。

それに加えて、聞く人を納得させるために、「Why=なぜ」「How=どのようにして」という要素を入れていただきたいのです。

抜け目ない現状報告とは、「Why=なぜ」売り上げが減少したのかという“問題点”、「How=どのようにして」その問題点を改善するのか、“5W1H”の状態です。自分なりの対策まで考えた報告は、聞き手を納得させるという意味で“戦略的”なのです。

企業にとっては現状報告よりも、この「Why=なぜ」「How=どのようにして」が大切なことも多々あります。例えば、売り上げが2か月前を上回った場合でも、その理由が単に祝日の並びが良かっただけかもしれません。だったら、そこで浮かれてはならないでしょう。

最後を「Will」で締めくくる

さらにキラリと光る報告者は最後を「Will=意志」で締めくくります。あなたの“Will”とは、例えば具体的な目標です。

“現状”を述べ、それに対する“問題点”を挙げ、“対策”を講じる。そしてその“対策”を実行することで「来月にはこうしたい」という目標が“Will”です。

そこまでする必要性のない報告会議もあるかもしれません。でも単なる現状報告にとどめず、現場にいるあなただからわかる意見や分析を盛り込めば、その後の時間で、さらに有意義な話し合いを進めることができるのです。

時間を有効に使うためにも、会議は保守的ではなく、戦略的に行いましょう。

●話し方のテクニック

「5W1H」に「Will」が加われば、あなたにしかできない「報告」ができる。

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