成功につながるオンライン商談の流れ・ポイントとは？

なかなか終息が見えてこないコロナ禍。対面で会うことが難しく、オンライン商談を続けている企業も多いことでしょう。また、仮にコロナが落ち着いたとしても、利便性の高さからオンライン商談を続ける、という企業もあるようです。そんな中でますます求められる「成功につながるオンライン商談の流れ・ポイント」についてお伝えします。

1．オンライン商談実施までの流れとポイント

前提として、オンライン商談は対面とは大きく異なります。当然、商談には準備が必要ですが、オンライン商談にはオンライン商談ならではの準備をしなければなりません。
ここでは、オンライン商談の準備に関して、大きく３つのポイントをお伝えします。

１．事前ヒアリングで商談のポイントを絞る
オンライン商談は時間的制限があることが多く、無駄なく効率よく進めなければいけません。そのため、事前ヒアリングをしっかりして、商談のポイントを絞っておきましょう。
商談相手の「要望のレベル（今すぐ欲しい、今は情報収集しているところ、将来の検討材料にしたい、など）」「課題」「要望」「何に興味を持っているのか」などを、あらかじめメールや電話でヒアリングしておくとスムーズです。事前ヒアリングしたことは、ヒアリングシートを作成・記入しておき、実際の商談はシートに沿って行うと良いでしょう。

２．好印象を与えるための準備を万全にする
商談を成功させるためには、好印象を与えることが必要不可欠。これはオンラインでも対面でも同じです。ただ、オンラインには独特のマナーがあることをご存知でしょうか。

まずは「身なり」について。通話を始める前に、カメラを起動して、服装や髪型などの身なりを整えましょう。事前に「カジュアルな服装でも構わない」といった申し合わせがない限り、襟付きシャツやジャケット着用がベストです。また、オンラインは対面以上に「身なり」の印象が大きくなります。着ている服が派手すぎたり、個性の強いアクセサリーを身に着けたりすると、相手は話の内容よりも、そちらに気を取られてしまうもの。アナウンサーの服装がシンプルなものが多いのは、そのためです。また、顔が暗く映ると不健康そうな印象を与えてしまうので、光の反射を利用するレフ版を使ったり、ディスプレイの向こう側から軽く光を当てたりすることをおすすめします。

次に「背景やカメラの高さ」についてです。ビジネスの話をする場合には、生活感は極力見せないようにするのがマナー。背景はスッキリしているに越したことはありません。目につくような不要なものは、映りこまないよう移動させておきましょう。また、相手に対してまっすぐに目線を向けられるよう、ＰＣの下に台を置いたり、ディスプレイの角度を変えたりなどして、カメラの位置を調整してください。見下ろすような目線になると、偉そうな印象になるので、事前にチェックしておくことが大切です。

また、「音声にも気を配る」ことを忘れてはなりません。たとえば、家族の話し声やペットの鳴き声などが耳に入ると、商談相手の集中力を削いでしまう可能性があります。さらに、自分の声が相手にどう聞こえるか、を確認しておくことも必要です。時間があるときにでも、同僚など親しい人に協力してもらい、どのくらいの声量で聞こえているのかをフィードバックしてもらいましょう。

３．資料の準備も万全に
資料がうまく共有できていないと、大きな時間のロスになってしまいます。オンライン商談では資料を共有することが前提になるので、事前にメールなどで送って、きちんと共有できていることを確認しておきましょう。
また、商談が始まる前に、資料を画面に提示できるか、スライド中のアニメーションなどが問題なく動くか、をチェックしておくことが必要です。万が一資料の共有がうまくいかない場合は、資料は改めてメールで送付する、ウェブサイトなどを案内するなど、もしもの時の策も考えておきましょう。

2．オンライン商談当日の流れとポイント

いざ、オンライン商談当日。どんなことに気を配って商談を進めていけばいいか、その流れとポイントを３つお伝えします。

１．お互いの情報を正しく認識してからスタート
対面の商談の場合、まずは名刺交換からコミュニケーションが始まります。オンラインでも、可能ならば名刺交換ができるシステムを活用すると良いでしょう。難しい場合は、自分の部署・担当・立場を最初に明確に紹介したうえで、相手についても同じレベルの情報を聞き出してください。信頼関係を築くために、商談相手をよく知ることは欠かせません。特に、当該プロジェクトに関してどんな立場にあるのか、どんな役割を任されているのか、などは、必ず認識を合わせておきましょう。

２．商談相手から小さなＹＥＳを得る
オンライン商談の場合は時間に制限があるため、最初から商品やサービスの特長を説明することに走ってしまいがち。しかし、一方的な営業トークは敬遠されてしまいます。あくまでも主語は「商談相手」にして、小さなYESを積み重ねていきましょう。
小さなYESとは、こちら側の質問に対し、商談相手がポジティブな答えを返すこと。例えば「このようなサービスを導入するのは初めてですか？」「〇〇という課題を感じていらっしゃるのですね？」など、相手が「YES」で答えられるような質問を繰り返していくのです。これにより、サービスや商品を買う気持ち＝YESを高めることができるでしょう。

３．２回目のアポ取りまで進める
初回の商談が実現したら、できればその場で、あまり時間をあけず２回目のアポを取っておきましょう。このときポイントとなるのが、相手に負担のない時間を設定すること。たとえば「次回、30分ほどお時間いただけるときはありませんか？」という聞き方なら、相手も「30分くらいなら…」と調整してくれる可能性が高いでしょう。オンライン商談は対面に比べて物理的距離があるので、どうしても心理的距離を一気に縮めることはできません。会う回数を増やすことによって、親近感を獲得していきましょう。

3．KEE’Sでオンライン商談研修を受けてみませんか？

「オンライン商談の流れやポイントはわかったけれど、実際にできる自信がない」「自己流だと不安なので、アドバイスがほしい」そんな企業様には、KEE’Sのオンライン研修をおすすめします。「実践型の研修を受講したことで、即効果が出ました」「オンラインスキルの大切さを実感した」などの声をいただいています。それぞれの企業様の課題に合わせたトレーニングをご用意しますので、ぜひ一度ご相談ください。