オンライン商談で送るべきメールとは？考え方から例文までご紹介！

オンライン商談の当日、いざ参加しようとしたら、招待リンクがうまく起動せずイライラした・・・そんな経験はありませんか。スムーズなオンライン商談には事前の準備とちょっとした工夫が欠かせませんが、メールのやり取りもそのひとつ。的をえないメールは先方にとってわかりにくいだけでなく、商談そのものへの期待値を下げてしまう可能性も。この機会にオンライン商談に関するメールを見直し、対面以上の効果をもたらす方法を例文と一緒にご紹介します。

1．オンライン商談におけるメールの重要性とは

対面の商談であっても、当日までにメールのやり取りは行うもの。しかしオンライン商談の場合、先方と一度も会わずにオンライン商談の日を迎え、その後も画面越しのやり取りのまま取引が進むということもあるでしょう。そこで、オンライン商談に関するメールで意識するポイントを3点、ご紹介します。

①手順をわかりやすく伝える
オンライン商談とひとくちに言っても、使用するシステムや実施方法は会社によって様々。あなたが慣れ親しんでいる手順に、相手も慣れているとは限りません。
手順をわかりやすく伝えることは、最も重要な要素です。特に、事前のダウンロードや設定の必要有無、当日の入室手順についてはわかりやすく記載し、URLが起動するかどうかも確認しておきましょう。

②当日までに心理的距離を縮めておく
オンラインは伝わって欲しいことは伝わりにくく、伝わって欲しくないことは伝わりやすい、という特徴があります。例えば、対面で会った時は「緊張しているのかな？」と見える表情でも、オンラインに映ると、“無愛想”や“不機嫌”という印象に受け止められることがあります。また、対面では本題に入る前の適度な雑談がお互いの緊張をほぐしますが、オンラインではすぐに本題に入りがち。

そのため、「何か会話が弾まなかったなぁ」とか、「言いたいことが言えなかった」という思いを抱えてしまうことも。このように、いざオンライン商談当日に画面を見ながらやり取りをしても、こちらが意図したコミュニケーションが難しいことはよくあります。

そこで、事前にできるだけ相手にこちらの情報を伝えましょう。会社情報や商品情報は特にわかりやすく。そこから相手に「これはどういうことだろう。詳しく聞いてみたい。」と思ってもらえたなら、当日への期待感が高まり、当日は質問や感想の活発なやり取りにもつながるでしょう。

また、「○○様との今後の長いお付き合いのために、是非、お顔を拝見しながらお話させていただきたいです。」のようなメッセージで、カメラオンでのやり取りのお願いをしておくのもひとつです。相手がカメラオンをしない理由として、実は意外に多いのが、“心づもりをしていなかった”というもの。

事前に伝えておくことで、相手がカメラオンにできる部屋に移動する等の準備をしてくれることがあり、カメラオンで話せる確率がぐっと高くなります。

③相手が不慣れである場合を想定し、配慮と気遣いを示す
オンライン商談が普及したとは言え、まだまだオンラインは不安だと感じる人は多いもの。不安は面倒臭さや意欲の低下にもつながるため、できるだけ取り除いておくことが肝心。
不明点があればいつでも対応できることや、当日不具合が起きた際の連絡先等を明示し、トラブルが起こっても対応可能であるという安心感につなげましょう。
また、商談当日になって、URLが記載されたメールをメールフォルダから探した経験はありませんか？商談前日や当日の朝にはリマインドメールを送りましょう。そのメールを開き、ＵＲＬをクリックすれば相手がすぐに入室でき、商談への導入もスムーズです。

2．オンライン商談で送るべきメールの例文

ここからは、実際に相手に送るメールの例文を３パターンご紹介します。

①オンライン商談招待メールの例文

・会ったことがある相手
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件名：【〇月〇日△△商談の件】●●様：当日のURLをお送りします（自社名+担当者名）

株式会社●●
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社～〇〇です。

この度はお忙しいところ、お打ち合わせの機会をいただき、
ありがとうございます。

オンラインミーティングの日程は以下の通りです。
●月●日　〇時〇分～
使用ツール：Web会議システム〇〇〇

開始時刻になりましたら、以下URLをクリックし、ご入室ください。
https://

ミーティングID: ××××××
パスワード:××××××

接続がうまくいかない、入室方法がわからない等ございましたら、遠慮なくご連絡下さい。（担当〇〇〇：携帯番号・・・・・・・）
—————————–

当日は、営業担当の〇〇、販促企画の▽▽が出席いたします。
オンラインではありますが、久しぶりに○○様のお顔を拝見できること、楽しみにしております。

・会ったことがない相手
—————————–
件名：【〇月〇日△△商談の件】●●様：当日のURLをお送りします（自社名+担当者名）

株式会社●●
〇〇様

お世話になっております。
株式会社～〇〇です。

この度はお忙しいところ、お打ち合わせの機会をいただき、
ありがとうございます。

オンラインミーティングの日程は以下の通りです。
●月●日　〇時〇分～
使用ツール：Web会議システム〇〇〇

開始時刻になりましたら、以下URLをクリックし、ご入室ください。

https://

ミーティングID: ××××××
パスワード:××××××

※アプリの事前ダウンロードの有無についても説明

接続がうまくいかない、入室方法がわからない等ございましたら、遠慮なくご連絡下さい。（担当〇〇〇：携帯番号・・・・・・・）

また、参考となる資料を添付しております。お時間ございましたらお目通しいただけますと幸いです。興味を持たれた点、疑問や不明点等、当日は些細なことでも何なりとご質問下さい。

当日は営業担当〇〇、販促企画の▽▽という2名が出席いたします。オンラインでもわかりやすい資料を整理の上、○○様のご期待にお応えできればと準備しております。○○様にお目にかかれますこと、楽しみにしております。

②オンライン商談リマインドメールの例文

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※件名、割愛

お世話になっております。
株式会社～〇〇です。

お約束の日時が明日となりました。
その後、ご予定等お変わりありませんでしょうか。

明日のミーティングの詳細は以下の通りです。
●月●日　〇時〇分～
使用ツール：Web会議システム〇〇〇

開始時刻になりましたら、以下URLをクリックし、ご入室ください。

https://

ミーティングID: ××××××
パスワード:××××××

※以下、当日の連絡先や担当者も改めて記載

③オンライン商談後のお礼メールの例文

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※件名、割愛

株式会社●●
〇〇様

お世話になっております。
株式会社～〇〇です。

先日はお忙しいところ、お打ち合わせの機会をいただき、
誠にありがとうございました。

オンラインではございましたが〇〇様のお顔を拝見しながらお話しができたこと、弊社担当一同、2年前に対面でお会いできた時のような嬉しさを感じました。
また、非常に有難いお返事をいただき、早速今後のお取引に繋がりましたこと、身の引き締まる思いで受け止めております。

加えて、商談時にいただいたご質問や弊社商品へのご期待に関しましては、社内で検討中でございます。貴重なご意見を賜り、感謝申し上げます。

今後とも引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
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3．KEE’Sのオンライン研修のご紹介

オンライン商談がうまくいかないとお悩みの方は、この機会に商談前後のメールのやり取りを見直してみてはいかがでしょうか。事前の準備と実施後のフォローで誠意を伝え、これまでより一歩進んだオンライン商談でのコミュニケーションに繋げましょう。KEE’Sのオンライン研修では、このような事前準備から、実際のオンライン商談での進行や振る舞いのポイントまで、実践的に習得できます。興味のある方は下記のリンクをご覧ください。