【企業向け】会社説明会の準備とは？採用に繋げるポイント

会社説明会は、応募者に自社の魅力を伝えることができる貴重な機会です。しかし、合同説明会など、複数の企業が同時に出展する場合、自社が埋もれてしまうというリスクもあります。応募者に「他ではなく、この会社に入社したい」と思ってもらうためには、開催にあたってしっかり準備をすることが必要です。

会社説明会で必要な事前準備とは

会社説明会を実施することになったら、まずはどんな準備が必要でしょうか。今回は、大きく「ターゲットを絞る」「アピール内容の選定」「プレゼンの準備」という３つのポイントに分けてご紹介します。

１．ターゲットを絞る
まずは、どんな人材を採用したいのか、社内で方針を決めておきましょう。ターゲットを決めずに採用してしまうと、採用時に面接官によって意見が分かれたり、入社後にミスマッチが発生して早期離職に繋がる可能性もあります。そのようなリスクを避けるためにも、ターゲットを絞ってから会社説明会に臨みましょう。

ターゲットを絞るためには、採用したい人材のポジションから決めるという方法があります。たとえば、システム開発や運用などに力を入れたい企業の場合、エンジニアを多く採用する必要があるでしょう。また、新規サービスを広めたいと考えているなら、営業職を採用しなければなりません。人材が必要なポジションを考えた上で、そのポジションの社員に説明会に参加してもらうなど、社員の配置も決めていきましょう。

２．アピール内容の選定
会社説明会は、限られた時間しか用意されていません。その中で自社をアピールしようと思うと、内容が盛りだくさんになってしまいがち。しかし、応募者の立場からすると、あまりに内容が多くなると覚えていられません。たくさんの魅力を伝えるよりも、応募者が本当に必要としているアピールポイントを伝えた方が良いのです。特に、最近の若い世代は、わかりやすく具体的なメリットを欲しているといわれています。新卒採用を予定している企業は「よりわかりやすく、具体的なメリット」を考えて臨みましょう。

では、応募者が求めているメリットとは何でしょうか？仕事内容や自己成長はもちろん、福利厚生や有給取得率なども挙げられるでしょう。メリットを伝えるときにポイントとなるのが「インターネットでは得られない、社員の生の声を伝えること」。企業理念や社史などは、ホームページを見ればわかってしまう時代です。応募者は、せっかく時間をかけて会社説明会に足を運んでいるのですから「ここでしか聞けない話」を聞きたいのです。人事担当者だけでなく、各部署の社員に登壇してもらうなど「社員の生の声を伝える」ことを意識してください。

また、自社をアピールするためには、あえて「ハードな面」を伝えることも効果的です。「両面提示の法則」という心理学用語をご存じでしょうか？「メリット」だけ伝えると「何か裏があるのでは？」と思われてしまいますが「デメリット」も同時に伝えることで、信用してもらうことができるのです。ただ、ハードな面だけを伝えるとネガティブな印象になってしまうので「こんなハードなこともあったけれど、先輩たちに助けられて乗り切れた」というように、ポジティブな面に繋げていくようにしましょう。

３．プレゼンの準備
ターゲットとアピールポイントが決まったら、いよいよプレゼンの準備に取りかかりましょう。

プレゼンターの選定

プレゼンターを誰にするか、は非常に重要なポイントです。会社がどれだけ本気で説明会に力を入れているかを訴求したいなら、社長が登壇すると良いでしょう。社長のスケジュールが合わない場合、事前に動画を収録しておくのもひとつの方法です。
採用の方針をきちんと説明したいなら、人事担当者が良いでしょう。選考ポイントや今後のスケジュールなど、細かいことを聞かれても答えることができます。
また、今回採用したいポジションの社員に参加してもらうことも重要です。現場を経験している人にしかわからない内容を熱量高く話せるからです。
さらに、新卒や若手を採用したい場合、彼らに最も近い若手社員に登壇してもらうことも有効です。年齢が近い人の方が「こんな人になりたい」「この人と一緒に働きたい」と憧れや親しみを抱いてもらいやすくなります。
このように、ターゲットやアピールポイントに合わせて、プレゼンターとなる人を決めていきましょう。

プレゼン内容

事前に決めたアピールポイントに沿って、プレゼン内容を考えていきます。一方的なプレゼンでは飽きられてしまうため、問いかけたり、質問時間を設けたり、ディスカッションを取り入れたりするなど、双方向のコミュニケーションになるよう工夫しましょう。また、配布資料を用意する場合は「パッと見て、アピールポイントがわかること」が重要です。合同説明会の場合、応募者は他の企業からも多くの資料を配られるからです。その中で埋もれてしまうことのないよう、図やグラフ、写真などを効果的に使い、アピールポイントがわかりやすく伝わる資料作成を目指しましょう。

プレゼンでの話し方

プレゼンで話す、となると身構えてしまう方も多いかもしれません。確かに「1対大人数」と考えると緊張してしまいますが、プレゼンの基本は「1対1」×「人数」です。大人数を前に話すというよりは、1人1人に話しかけるという意識を忘れないようにしてください。

ただ「1対1」と異なる点もあります。たとえば、声のトーン。普段話す時より、少し高いトーンを意識してください。「ドレミファソ～♪」と、音階を声に出してみた時の「ソ」の音で話すと、明るい声になります。明るい声は、明るい印象に繋がります。心の中で「ドレミファソ〜」とつぶやいてから話し始めると良いでしょう。

また、緊張で早口になってしまう、という方もいるでしょう。早口を防ぐためには、口を大きめに開くことです。口を大きく開くことで、ハキハキと聞き取りやすい発声にも繋がります。それでも早口になる方は、自分では大げさかな？と思うくらいゆっくり話すことを心がけてください。1分間に300文字程度が適切なスピードといわれています。自分が早口かどうかわからない方は、録画や録音をして確かめてみると良いでしょう。

応募者に魅力的な企業と思ってもらうためには、第一印象が非常に重要です。第一印象を決めるポイントのひとつが「話し方」ではないでしょうか。社員同士で練習したり、フィードバックしあうのも良いですが「お互いに指摘するのは難しい」「社長や役員に対しては何も言えない」ということもあるでしょう。そんな時は、プロからフィードバックを受けてみても良いかもしれません。

「参加者の反応が良くなった！」会社説明会のプレゼン研修を受けてみませんか？

今回は、会社説明会の事前準備についてお伝えしました。人材不足が加速する中、直接応募者と会うことができる会社説明会は貴重な機会。その機会を最大限に活用するためにも、事前準備は非常に重要です。より魅力的な会社説明会にしたいとお考えなら、ぜひKEE’Sの研修をご検討ください。実際に導入いただいた企業様からは「自分のプレゼンを見ながらその場でフィードバックが受けられるので、効果を体感できる」「説明会当日、参加者の反応が良くなった」「実践が多いので、楽しみながら学ぶことができた」などのお声をいただいています。御社の課題や予算に合わせた内容をご提案しますので、まずは一度お問い合わせください。