【オンライン商談のマナー】外せない4つのポイントとは？

基本的な「ビジネスマナー」は、新人研修などで身についている方も多いでしょう。しかし、「オンラインのマナー」はいかがでしょうか。実は、オンラインにはオンライン特有のマナーがあるのです。今回は、オンライン商談のマナーについて、大きく4つのポイントに分けてお伝えします。

1．オンライン商談のマナー①「身なりを整える」
2．オンライン商談のマナー②「背景やカメラの高さに気を配る」
3．オンライン商談のマナー③「資料の準備は万全にする」
4．オンライン商談のマナー④「見えない箇所にも気を配る」

1．オンライン商談のマナー①「身なりを整える」

オンラインでも対面と同様、清潔感を第一にどんな人にも受け入れられる身だしなみが大切です。通話を始める前に、カメラを起動して、服装や髪型などの身なりを整える習慣をつけましょう。「オンラインだから、普段よりカジュアルな服装で良いのでは」という方もいらっしゃいますが、事前にそのような申し合わせがある場合を除いて、襟付きシャツやジャケットの着用が基本です。

特にオンラインの場合、着ている服が派手すぎたり、個性の強いアクセサリーを身に着けたりすると、相手は話の内容よりも、そちらに気を取られてしまいます。髪型が乱れているときも同様です。相手が話の内容に集中できるよう、きちんと身なりを整えましょう。

また、上半身はジャケット着用、下半身は部屋着のまま…というスタイルでオンライン商談に臨む人もいるでしょう。「どうせ見えないから大丈夫」という気の緩みが、表情や言葉遣い、話し方などの乱れに繋がることもあります。アナウンサーは、姿の映らないラジオであっても、メイクや髪型、服装をテレビと同様にして臨むようにいわれます。映る、映らないにかかわらず、相手に失礼にならないよう、どこから見られても困らないレベルに身なりを整えることは、徹底すべきマナーです。

2．オンライン商談のマナー②「背景やカメラの高さに気を配る」

身なりを整える際に、同時に「背景」もチェックしておきましょう。ビジネスの話をする場合、生活感は極力見せないようにするのがマナーです。背景はスッキリしているに越したことはありません。目につくような不要なものは移動させておきましょう。

また、目線の高さを調整することも必要です。基本は、相手に対してまっすぐに目線を向けているような高さが理想です。目線が高すぎると、相手を見下ろしているような印象を与えるので、PCの下に台を置いたり、ディスプレイの角度を変えるなどしてください。カメラに近づきすぎたり、逆に遠すぎたりしないように、カメラとの距離も調整しておきましょう。証明写真のアングルくらいの姿で映っているのが、最も好印象です。

なお、カメラをオフにしたままにする人も多いですが、特別な理由がない限り、カメラをオンにすることも大事なマナーのひとつです。対面と遜色ないオンラインコミュニケーションのスキルを身につけたいのであれば、いつでもカメラをオンにできる準備を整えておきましょう。

3．オンライン商談のマナー③「資料の準備は万全にする」

資料がうまく共有できていないことがオンライン中に判明すると、大きな時間のロスになります。対面の時のように「ちょっと印刷してきます」というわけにはいきません。オンライン上のやり取りでは資料を共有することが前提になるので、事前にメールなどで送り、きちんと共有できていることを確認しておきましょう。

オンライン商談中に資料を画面に提示する場合は「〇〇の資料、表示されていますか？」「文字の大きさは適当でしょうか？」など、適宜声掛けすることも心がけてください。

万が一資料の共有がうまくいかない場合は、資料は改めてメールで送付する、ウェブサイトを案内するなど、もしもの時の対策を考えておけば、大事な商談などでは安心でしょう。

4．オンライン商談のマナー④「見えない箇所にも気を配る」

画面には映らないからといって、足を組んだり、ぶらぶらさせたりすると、姿勢に乱れが生じます。画面に映らないところが乱れることで、画面に映るところも乱れてくるのは服装と同じです。
猫背にも注意が必要です。特にPCに向かうと猫背になりがちで、姿勢の乱れが想像以上に目立ちますので、きちんと背筋を伸ばすことを心がけましょう。
また、椅子の肘掛けに肘をついたり、机に片肘をついていたりする人がいますが、上半身しか映らないというオンラインの特性上、より横柄な態度に映りやすいので注意してください。

周囲の雑音に気を配ることも大切です。家族の話し声やペットの鳴き声が入らないようにすることはもちろん、手元の動作から生まれる音（キーボードを打つ音、紙の資料をめくる音、ペンをカチカチ鳴らす音など）も、思いのほか耳障りなので気をつけましょう。
PC内蔵のマイクは幅広い音を集音してしまうため、可能であれば声のみを拾う外付けのマイクか、ヘッドホンとマイクが一体化したヘッドセットを準備することをおすすめします。
ただしその場合、マイクが口に近い分、息の音が入りやすいので、マイクの位置を少し下げるようにすると良いでしょう。
また、元々の声が大きすぎると、音が割れてしまう可能性があります。自分の声がどれくらいの音で伝わっているのか、親しい人とオンラインで繋いで確認しておくと良いでしょう。

オンライン商談のマナーを身につけた上で、さらなる成果を出したいなら……
ここまで紹介したマナーはどれも、少しの準備と心がけでできること。これらを実践するだけでも印象を良くすることはできますが、商談を成功させたい、クライアントから信頼感を得たい、というならさらなるテクニックを身につけることをオススメします。

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