コラム

オンライン商談のメリット、デメリットとは?
~デメリット克服法もご紹介~

コロナ禍で一気に導入が進み、定着した感のあるオンライン商談。皆さんはうまく活用できていますか。
対面と勝手が違いこれまでの経験が通用しないというお悩みが聞かれる一方、オンライン商談を活用することにより、商談成約数があがったという声があるのも事実。オンライン商談は所詮こんなものと諦める前に、メリット、デメリットを整理し、オンライン商談に必要なスキルの習得を目指してみませんか。

1.オンライン商談のメリット

まずはオンライン商談のメリットを3点、ご説明します。

①コストが削減される
オンライン商談はパソコンさえあれば、お互いが自社のデスクや会議室から参加できます。遠方まで出向く必要がないため、交通費がかかりませんし、移動の時間を考慮する必要もありません。これまで移動に割いていた時間を活用することで、1日の商談数を増やすことも可能です。

また、オンライン商談では資料をパソコン画面に表示し共有しながら進行することが多いもの。対面であれば紙で資料を準備し手渡すことが一般的ですが、オンライン商談ではその必要がありません。オンライン商談により、紙の削減、ペーパーレス化が進んだという声も聞かれます。

②場所、天候等の条件に左右されず実施できる
商談のスケジュールを組みたいが会議室がおさえられない、という悩みに直面したことはありませんか。オンライン商談であれば、場所を確保する必要はありません。

また、当日の条件、例えば交通機関の遅延により約束の時間に間に合わない、コロナ感染状況により先方が訪問のキャンセルを希望している、といった予想外の事態に慌てずにすむのも、オンライン商談のメリットと言えるでしょう。

③業務効率化に繋がる
実はオンライン商談を導入したことで、思わぬ効果があったという声も聞かれます。移動時間がなくなったことにより商談件数が増え、結果的に成約率アップに繋がったという事例。

また、パソコンでも読みやすい資料作成を心がけた結果、簡潔で要点を得た資料に改善されたという事例。あるいは、これまでにはなかったオンラインという形を始めるにあたり業務フローを見直した結果、手順や役割が整理されたという事例。いずれも、オンライン商談を導入したことによる副産物と言えるでしょう。

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2.オンライン商談のデメリット

では、オンライン商談のデメリットはどのようなものでしょうか。

①オンライン用の環境設定が必要である
パソコンと商談用のオンラインツールを必要とします。また、雑音が入らない環境、安定した通信等、スムーズにやり取りをするための環境を整えることが求められます。

②相手の顔が見えないことがある、相手の様子がわからない
情報漏洩防止の点から、オンライン商談はカメラオフで参加する、という企業もあります。

私たちは通常、相手の何気ない表情や仕草を見ながら、会話のタイミングをはかり、相手の言葉の意図を推測しています。しかし、顔が見えなければ相手の様子がわからず、理解度や納得度を確認しながら話を進めることが難しくなります。手応えがわからず、次の約束に繋げるためのクロージングがうまくいかない、ということもあるかもしれません。

③心理的距離が縮まらない
パソコンに向かって話す、というコミュニケーションに慣れている人はいません。対面のように相手の空気感や熱量が伝わりづらく、情報が制限されるため、お互いの人となりが伝わりづらいのがオンライン。

また、画面越しのやり取りではテーマに関係のない気軽な雑談や本題に入る前のアイスブレイクを挟みにくいもの。心理的距離を縮めるためには対面以上の時間がかかり、緊張が続いて苦手だという声もあるようです。

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3.オンライン商談のデメリットを克服するには?

ここまで見てきたように、オンライン商談にはメリットもあればデメリットもあります。では、デメリットへの対応策はあるのでしょうか?

実は、デメリットを克服する方法があるのです。そのカギは、オンラインの特徴を知った上で、オンラインコミュニケーションに必要なスキルを習得すること。それでは最後に、オンライン商談のデメリット克服につながる、オンラインコミュニケーションに必要なスキルを3つ、ご紹介します。

①オンラインコミュニケーションに必要な印象力
オンラインと対面では、印象の伝わり方に大きな違いがあります。オンラインでの印象の特徴、それは「長所は普通に」「短所はより悪く」映る、というもの。

対面同様、オンラインでも第一印象は非常に重要。実際に会えないからこそ、画面を通じて伝わる印象にはこだわりたいもの。そこで、オンラインの「印象力」を意識しましょう。実はオンラインの印象力は“徹底的な準備”がカギ。まずはパソコン周りの環境設定から。パソコンの角度やカメラの位置、背景や部屋の照明に配慮するだけで、画面映りが格段に変わります。はじめましてと挨拶をする瞬間、画角や背景が整った明るい画面に身だしなみのよい人が現れたら、これから前向きな話し合いができそうだ、という相手の期待につながるでしょう。これがオンラインの印象力です。

また、表情や目線にも気を配りましょう。オンラインでは、素の表情は「無表情」に映るばかりか、「不愛想」「不機嫌そう」という印象になることも。口角をあげ、相手に伝わる笑顔を意識しましょう。目線を時折カメラに向けることで、オンラインであっても、目を見て話しをしているという安心感につながり、心理的距離が近づくことに繋がります。

②オンラインコミュニケーションに必要な伝達力
オンラインでは、情報の伝わり方が対面とは異なります。雑音が入ることもあれば、音声が途切れることも。

また、対面よりも集中力が続きにくいため、正確な情報をいかに簡潔に伝えられるか、という「伝達力」が求められます。伝達力の基本は、まずは発声。発声練習をしたことがある、という方はどのくらいいるでしょうか。マイクがあるから必要ない、と思われるかもしれませんが、それは違います。息をたっぷり含んだ豊かで安定した声は、マイクを通すことでより聞き取りやすい“オンライン映えする声”となり、相手に安心感をもたらします。またそのような正しい発声方法で会話をすることで、長時間の業務でも、喉を傷めることがありません。

正しい発声に続いては、明瞭な発音です。細かい音の聞き分けが難しくなるオンラインでは、クリアな発音が好まれます。発声、発音共に苦手意識がある方もいるかもしれませんが、これらは必要な筋肉を意識し毎日少しずつトレーニングをすることで、確実に手に入れられるスキルです。

加えて、話しそのものが長くならないよう、結論から簡潔に話すというロジカルスピーチの練習も、オンラインでの伝達力向上に効果的です。

③オンラインコミュニケーションに必要な対応力
ここまでお伝えした「印象力」や「伝達力」は、主に発信する際のテクニックです。コミュニケーションというとうまく話すことに意識を向けがちですが、実際は双方向のものですから、相手にうまく伝えるだけでは十分ではありません。

とりわけ、心理的距離がうまれがちなオンラインでは、相手と距離を縮め気持ちを引き出すための力、限られた時間の中で場を進行する力も重要です。

中でも、ファシリテーションスキルはオンライン商談を進めるにあたり必要不可欠なスキル。商談の冒頭に双方の目的を明確にする、役割や時間配分を共有する、時間内に着地点を見出し、次の約束に繋げるといったポイントを押さえた進行のためには、意図的な介入や柔軟な対応を“言語化”できるファシリテーターの存在がカギ。オンライン商談やテレワークを機に、ファシリテーターの養成に力を入れる企業も増えています。

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4.まとめ

いかがでしたか。オンライン商談のメリットを受け入れデメリットを克服することで、オンラインコミュニケーションの可能性はまだまだ広がります。

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