コラム

オンラインコミュニケーションを活性化させるには?~活性化させる必要性やコツを紹介~

働き方改革やテレワークの増加により、オンライン上でのコミュニケーションの機会が増加しました。ただ、オンラインと対面ではコミュニケーションの性質が異なり、意思疎通がうまく取れずに苦労している方も多くいらっしゃるでしょう。今回は、オンラインコミュニケーションを活性化させるためのコツやポイントなどをご紹介します。

1.オンラインコミュニケーションが難しい理由とは?

オンラインに慣れ始めた今でも、オンラインコミュニケーションに対する不安を感じている方は多くいます。では、なぜオンラインコミュニケーションは難しいと感じてしまうのでしょうか。大きく3つの原因を挙げてみました。

1.心理的な距離が生まれやすい

対面の場合は、すぐ手を伸ばせば届く距離に相手がいることが普通です。逆にオンラインの場合は、地球の裏側にいる人と話すことができる一方、実際に触れることは不可能です。

当たり前のようですが、これが対面でのコミュニケーションとオンラインコミュニケーションの決定的な違いです。そして、そのような物理的のせいで生まれるのが「心理的な距離」です。

<ボッサ―ドの法則>というものをご存知でしょうか?これは「男女間の物理的な距離が近いほど心理的な距離は狭まる」という法則で、アメリカの心理学者であるボッサ―ドが5000組のカップルに行った調査によって発見したものです。長距離恋愛は長続きしにくかったり、好きな人にもっと近づきたいという心理が働いたりするのは、すべてこの法則のせいなのです。この法則に従えば「物理的距離があるオンラインコミュニケーションは、心理的な距離も離れやすくなる」と言えるでしょう。

2.情報伝達量が制限される

情報といっても様々なものがあります。特に「表情」や「テンション」「雰囲気」といった相手の気持ちを想像するために重要となる、いわゆる<ノンバーバル(非言語)メッセージ>は、オンラインコミュニケーションでは対面よりも伝わりにくくなります。

例えば対面なら、相手がほんの少し顔をしかめたり、口元が少しだけ緩んだりする様子を見ることで、相手の気持ちを読み取ることができます。

しかしオンラインは、ちょっとした表情の動きまでは伝えてくれません。そのせいで「相手の気持ちがわかりにくい」という状況に繋がっています。もちろん今後テクノロジーがさらに進歩すれば、オンラインでも対面と遜色ないレベルで細かい表情を伝えられるようになるかもしれません。ただ、現時点においては、オンラインコミュニケーションは対面と同様にはいかないと考えていいでしょう。

3.集中力を維持させるのが難しい

実際の例を元にご紹介します。私たちKEE’Sでは、子供向けの話し方レッスンも行っています。緊急事態宣言が発令された際、子ども向けのレッスンをオンラインで行うことにしました。しかし、対面なら1時間くらいのレッスンでも飽きずに取り組める子どもたちの集中力が、オンラインだとその半分ももちません。30分も経つと、それぞれが画面の向こうで違うことをやり始めてしまうのです。

これは、何も子どもに限ったことではありません。大人でも、オンラインで集中力をキープするのは難しいことです。特にテレワークの場合、自宅にいるということもあり、どうしても気が緩んでしまいがちです。

さらにオンラインコミュニケーションでは、音声のギャップなどもあるため、話を挟んだり、あいづちを打つタイミングが難しく、対面のようにテンポよくやり取りができません。

その結果、誰かが一方的に情報を発信する時間が長くなり、それも聞き手の集中力を削いでしまう原因となるといえるでしょう。

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2.オンラインコミュニケーションを活性化させる必要性

では、オンラインコミュニケーションを活性化させないと、どんな問題が発生するでしょうか。
まずは「情報共有が滞る・遅くなる」というリスクが考えられるでしょう。
情報共有が滞ると、問題への対処が遅れてしまいます。そもそも問題が発生したことに気づかない、ということも起きるかもしれません。また、業務の効率や生産性が落ちることにも繋がります。さらに「お互いの業務内容がわからない」「業務の進捗状況が見えてこない」という状況が続くと、チームワークが悪化してしまうおそれもあります。

そのような状況を回避するためにも、オンラインコミュニケーションを活性化させる必要があるのです。

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3.オンラインコミュニケーションを活性化させるためのコツとは?

オンラインコミュニケーションを活性化させるには、どんな方法があるでしょうか。たとえば「社員研修」が挙げられます。研修といっても座学だけではなく、実践的なワークのあるものが良いでしょう。実際、研修を通してこれまで面識の機会がなかった社員同士が話すようになり、そこから交流が始まったという事例もあります。

また、レクリエーションや懇親会なども、オンラインコミュニケーションを活性化させる良い機会です。ある企業では「筋トレ」「演劇」「グラフィックレコーディング」「クイズ」など、多彩なレクリエーションを用意し、同じ興味・関心をもつ社員同士で繋がりを深めているそうです。他にも、上司と部下という関係性であれば、1on1の機会を増やすのも、じっくりとコミュニケーションを取る良い機会といえるでしょう。
 
ただ、やみくもにオンラインコミュニケーションの機会を増やせばいいというわけではありません。オンラインコミュニケーションにも「スキル」が必要なのです。そのスキルとは、大きく分けて3つあります。

<印象力>
文字通り、画面の向こうの相手に良い印象を与えるスキルです。相手をリラックスさせる力や、失礼な印象を与えないためのマナーも含まれます。

<伝達力>
伝えたいことを正確に伝えられるスキルのこと。オンラインでも明確に伝える話し方のスキル、資料の作り方や効果的なコメントの仕方なども伝達力といえるでしょう。

<対応力>
オンライン上で相手と距離を縮め、気持ちを引き出す傾聴力や共感力、質問力が含まれます。オンラインコミュニケーションにおいて陥りがちな、一方的な話し方を避け、他の人に話を振ったりするファシリテーションのスキルも必要です。

これらのスキルがあってこそ、オンラインコミュニケーションの活性化に繋がります。「難しそう…」と思うかもしれませんが、コツを掴んで実践を重ねていけば、誰でも身につけることのできるスキルです。

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4.KEE’Sのオンラインコミュニケーション研修を受けてみませんか?

オンラインコミュニケーションに慣れてきた、という方も多い一方で「何が正解かわからない」と思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。それもそのはず、ほとんどの方が「オンラインコミュニケーションの正解」を学ぶ機会もないまま、半ば強制的に業務として組み込まれることになってしまったからです。

私たちKEE’Sでは「画面を通して伝えることのプロ」であるアナウンサーが講師となり、オンラインコミュニケーションを学ぶ機会を設けています。年間5000名以上の方に受けていただいた実績のある、KEE’Sの「オンラインコミュニケーション研修」。御社の課題に合わせたカリキュラムをご提案しますので、ぜひ一度お問い合わせください。

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