オンライン商談に適したツールとは？ツール比較や選び方のポイントをご紹介！

2020年のコロナ禍以降、ビジネス上でも多く実施されるようになったオンラインでの商談。その際に必ず使用するのがオンライン会議システムと呼ばれるツールです。

パソコンやスマートフォンなどのデバイスさえあれば相手と映像を通してすぐに繋がることができるツールには、既に様々な種類がリリースされ日々進化しています。利用する企業側は、ほかのシステムとの導入の兼ね合いや、機能、利便性、操作性を踏まえて、自社に合ったツールを採用しています。

しかし、ツールの利便性が悪いと、商談の印象まで悪くなってしまうことも……。
今回は、オンライン商談に欠かせないオンライン商談ツールについて、選び方のポイントなどをご紹介します。

1．オンライン商談にツールを使用するメリット

新型コロナウイルスの感染拡大以降、対面の商談に代わって多くの企業が取り入れたオンラインでの商談は、感染拡大防止の他にも様々なメリットを生みました。

・移動時間が削減され、効率アップにつながる
対面での商談は、必ずどちらかが相手先に訪問することになり、当然ながら移動で少なくない時間やコストがかかります。

オンライン商談では移動時間もないため、その分多くの商談を行うことができるようになります。一説によると、オンライン商談を取り入れると1日の商談数が約2倍になるというデータも。特に、温度感の分からない新規顧客や、移動時間が多い遠方顧客にはオンラインでの商談をお願いすれば効率アップが見込めます。

反対に、直接会うこと自体の価値が高まっている今、得意先や紹介案件は積極的に足を運ぶ、という差別化も可能です。

・スピード感のある対応が可能になる
オンライン商談の良いところは、いざアポイントとなれば、顧客の興味が冷めないうちに、相手の顔を見ながら商談が可能な点です。

特に最近ではオンラインでの予定調整ツールも充実しており、3クリック以内に相手とのアポイント設定でき、同時に会議に入るURLが自動送信されるといった便利な機能も見受けられるようになりました。こういった営業工数の削減は、営業をする側だけでなく、される側にとっても大きなメリットと言えるのではないでしょうか。

・画面共有機能により同じ画面を見ながら商談ができる
従来の映像のみでの商談とは異なり、画面共有の機能を使用し、同じ資料等を瞬時に共有しながらの商談も時代と共に可能となりました。

ファイルを送信するだけでなく、資料への書き込み機能や動画の共有など、自社のPRしたいポイントや相手の知りたい情報に合わせて、正確かつシンプルに情報を伝えらえる機能を選びたいですね。

2．オンライン商談ツールの選び方のポイント

では一体何を基準に、自社に合ったツールを選定していけばよいのでしょうか。
ここでは、大きなポイントを2つピックアップしてご説明いたします。

① 商談相手のことも考えた、必要な機能が搭載されているか
ビデオ通話や画面共有などの最低限の機能はもちろんのこと、今はホワイトボード機能やアンケート機能、ミーティング録画機能など、商談をよりインタラクティブにする様々な機能が搭載されているシステムも多くあります。

ただ、それも使いこなせなければ意味がありません。どれだけ機能が充実していても、その機能を使うために商談の流れが止まってしまっては、むしろ非効率になってしまいます。そうした事態にならないよう、ツールの操作性についてもよく吟味し、事前に学習することが重要です。

また、相手も同じ商談ツールを使いこなせるとも限りません。使用したことのない新しいツールは、事前に登録やインストールが必要なものもあります。

できれば、URLをクリックするだけ・パスワードを入力するだけなど、会議の開始もなるべく手間のかからないものを選ぶのも、商談相手への大切な配慮です。

② 画像や音質はオンライン商談に必要な「印象力」「伝達力」を満たすことができる品質か
オンラインでの会話は、情報の伝達量が対面よりも大きく制限されます。そのため、表情なども意識して明るく保たないと長所は普通に、短所はより悪く映ってしまいます。相手側に自分がどのように映っているのかを意識することが大切です。

また、声が聞き取りにくかったり、画像が汚かったりすることは、話す側のイメージダウンにも繋がります。オンライン商談ツールの中には、肌をきれいに見せてくれる機能やノイズキャンセリング機能などを搭載したものもあります。

音質・画質は良いかなども含め、一度トライアルで使ってみるのもよいかもしれません。

3．オンライン商談ツール・システムの比較

現在オンライン会議システムやオンライン商談ツールは、さまざまな会社からサービスが提供されています。
現在その市場規模は2021年時点で会議システムが約326億円・商談システムが約33億円との調査があります。
その中でも大きなシェアを持つ代表的なツールとその特徴をご紹介いたします。

① Zoomミーティング
オンライン会議システムの中で約6割のシェアを持つツールです。
「途切れない通話」を重視し、画像補正機能やノイズキャンセリング機能など、様々な機能を他社に先駆けて搭載しています。
操作性も直感的でわかりやすく、招待された側は登録なし・アプリなしでも参加可能です。

② Webex
高画質・高音質の安定した通話体験ができるツールで、ユーザー情報の保護に力を入れており高いセキュリティ性も評価されています。
Google Chromeの拡張機能で手軽にブラウザからの使用も可能です。

③ Microsoft Teams
多くの日本企業が導入している、Office 365があれば無料で使用できるのがTeamsです。長時間の使用・録画も可能で、Officeでの制作物との連携も簡単です。
主に社内会議やチャットツールとして使われている方も多いですが、こちらもアプリがなくてもブラウザからの商談への参加が可能です。

④ Google Meet
多くの人が既に持っているであろうGoogleのアカウントがあれば、だれでも使用できる手軽さと、ブラウザのみの簡単接続が人気です。
機能は多くありませんが、シンプルでわかりやすいUIとなっており、初めてのオンライン商談向け。Google カレンダーとの連携機能も。

オンライン商談ツールの導入目的は、あくまでも商談を効率的に行い、成果をあげることです。オンライン商談を行うことそのものが目標にならないよう、自社が一番効率的かつ効果的に使用できるシステムを見極め、選定してみてください。