オンラインコミュニケーションのメリットとデメリット

ここ数年、急速に広まったオンラインコミュニケーション。すっかり定着したという人もいる一方、今後も続けていくか悩んでいる方も多いと思います。この機会に、オンラインコミュニケーションのメリットとデメリット、デメリットを改めて考えていきましょう。

オンラインコミュニケーションの３つのメリット

オンラインコミュニケーションがこれだけ急速に広まったのは、緊急事態宣言などで出社が難しくなったことがきっかけでした。とはいえ、メリットがなければ、ここまで広まったり定着したりはしないでしょう。ここでは、オンラインコミュニケーションのメリットを３つご紹介します。

１．場所を選ばない
オンラインコミュニケーションのメリットと聞いて、まず思いつくのが「どこからでも仕事ができる」ということではないでしょうか。パソコンとインターネットさえあれば、世界中どこからでも仕事ができてしまいます。通勤のストレスから解放されますし、子育てや介護など、自宅を離れられない方にも大きなメリットがあるといえるでしょう。また、地方在住者が都内の企業で働く、海外に住む外国人を雇用するなど、多様な働き方にも対応できます。

２．情報共有がしやすい
メールやチャットなど、一度の連絡で複数人にメッセージを送ることができるのも、オンラインコミュニケーションのメリットです。テキストはもちろん、画像や動画なども共有できるため、言語化しづらいことも簡単に共有できます。連絡にかける時間が大幅に減り、業務の効率化に繋がります。

３．コストが削減できる
対面で会議や商談を行う場合、場所代や交通費、お茶代、資料の印刷代などの諸経費が発生します。オンラインコミュニケーションでは、当然それらの経費はかかりません。メールやチャット、オンライン会議システムなどのツールは無料のものも多く、トータルで見てコスト削減に繋がるといえるでしょう。

オンラインコミュニケーションの３つのデメリット

一方で、オンラインコミュニケーションにはデメリットもあります。代表的なものを３つお伝えします。

１．気持ちや熱量、ニュアンスが伝わりにくい
オンラインでは、表情やしぐさ、服装などのちょっとした変化や、声のトーンや抑揚といった話し方の変化、言葉では表現できない雰囲気、といった細かな情報が圧倒的に少なくなります。どんな気持ちなんだろう、どれくらいの熱量があるのだろう、ということが伝わりづらくなるのです。

２．一方的なコミュニケーションになってしまう
対面では、相手の反応を見ながら会話を進めることが多く、情報が正しく伝わっているか確認しながらコミュニケーションを取ることができました。しかし、オンラインの場合、相手の反応がわかりづらくなります。また、画面をオフにしたまま進めることも多く、相手が本当は何をやっているのかさえ把握できません。そうなると、つい一方的なコミュニケーションになりがちです。

３．集中力が続かない
私たちKEE’Sでは、緊急事態宣言が発令されたとき、子ども向けの話し方レッスンをオンラインで行うことにしました。対面なら１時間のレッスンに飽きずに取り組めた子も、オンラインだとその半分も持たず、画面の向こうで違うことをやり始めてしまいます。
これは、子どもに限ったことではありません。大人でも、画面をずっと見続けることは、心身ともに負担がかかります。特にリモートワークの場合、自宅から参加していることが多く、どうしても気が緩んでしまいがち。オンラインで集中力を持続させるのは、子どもでも大人でも難しいのです。

オンラインコミュニケーションのデメリットを解決するには

上記に挙げたようなデメリットを解決するには、オンライン特有の伝え方を身につけることが必要です。すぐにでもできる解決策を５つお伝えするので、ぜひ実践してみてください。

■対面よりも、口の動きと表情を大きめに
普段、私たちは口や目の周りの筋肉、額や眉など、顔にある多くの筋肉を動かして表情を作っています。しかし、オンラインではそういった筋肉の細かい動きが伝わりません。笑顔を作ったつもりでも、相手には無表情に見えてしまう可能性があるのです。
そこでポイントとなるのは、対面よりも大きめに口の周りの筋肉を動かし、表情を大きめに作ることです。少し大げさかな？と思うくらいが、オンラインではちょうど良いと考えてください。

■抑揚をつけて話す
抑揚とは音の「高低差」のこと。音楽でも、あまり音程に変化のない曲は単調に聞こえてしまい、飽きやすくなります。人の話もそれと同じ。単調な話し方では飽きたり、眠くなったりしてしまうのです。抑揚をつけるには、文章の中で特に強調したい箇所、つまりここがポイントだという箇所を、少し高い音で話し始めてみてください。そうすることで、ポイントが伝わりやすくなるだけでなく、より生き生きとした印象を演出できます。

■間を取ることで大事な言葉を印象づける
強調したい箇所をより際立たせる方法が「間を取ること」です。強調したい言葉の前後に１秒くらいの間を取ることで、その言葉が際立ち、相手の印象に残すことができます。
また、大人数の前のプレゼンやスピーチの場合は、もっと長い間を取っても良いでしょう。スティーブ・ジョブズは、登壇して最初の一言を発するまでに7秒も間を取ったことがあります。話し手が黙り込むと、聞き手は「どうしたんだろう？」という気持ちになり、注目が集まります。その心理をうまく利用するのが間のテクニックです。ただ、頻発すると聞き手も慣れてしまうので、ここぞという時に使うようにしてください。

■脱線は最小限に抑える
話が好きな人は、つい話が横道に逸れてしまいがち。対面では話の脱線によって場が盛り上がり、コミュニケーションが円滑に進むこともありますが、オンラインでは集中力の低下に繋がります。また、時間の制約が厳しいオンラインの場合、ちょっとした脱線によって本題が話せなくなるリスクもあります。
オンラインの場合は、今進行している話題に集中しましょう。話したい話題が見つかったとしても、今の話題の結論が出たあとに話すようにしてください。

■視覚的要素で魅せる
一般的に、人は「聴覚」よりも「視覚」からの情報の方が伝わりやすいといわれています。テレビやYouTubeなどのメディアが、インパクトの大きい映像を好むのはそのためです。オンラインでは資料を共有する機会が多いと思いますが、聞き手の印象に残るような資料を見せていきましょう。
そこで重要になるのが「聞き手が読み取れるだけの情報量だけ掲載する」ということ。たとえば、テレビ番組の映像に載せるテロップは、表示される時間内で少なくとも３回は読めること、が基準だといわれています。長すぎる文章は読んでもらえないと考えて、無理なく読んでもらえる量に抑えましょう。

■オンラインコミュニケーションの基本を改めて学んでみませんか？
今回は、オンラインコミュニケーションのメリットとデメリットをお伝えしました。デメリットがあることは事実ですが、解決策を学べばクリアできる問題ばかりです。オンラインコミュニケーションを定着させたいけれどうまくいかない、これで良いのかわからない、というお悩みのある方は、KEE’Sの企業研修をご検討ください。研修実績750社以上の経験から、御社に合った研修プランをご提案します。まずはご相談だけでも構いません。お問い合わせをお待ちしています。

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