対面とオンラインでのコミュニケーションの違い

長かったマスク生活もひと区切りとなり、会議や出張で人と会う機会が少しずつ戻ってきたという方も多いでしょう。コロナ禍で一気に広まったオンラインコミュニケーションですが、対面で顔を見て話す安心感やあたたかさはやはり良いもの。しかし、テレワークやワーケーション等、普及し始めた働き方の選択肢をあっさり手放すのはもったいない！
対面とオンライン、どちらか一方と決めず両者をうまく活用しませんか。対面とオンラインではコミュニケーションにどのような違いがあるのか知り、ビジネスコミュニケーションの幅を広げましょう。

対面コミュニケーションの特徴

まずは対面コミュニケーションの特徴をあげましょう。対面ならではの良さとして以下の3点があります。

①相手の雰囲気を受け取ることができる
人と直接会って話す時、私たちはその相手から話しの内容を聞くだけではなく、様々な情報を受け取りながら、その人の印象を決めています。例えば視覚的には表情や身振り手振りを観察することで、「優しそう」「緊張しているのかな」という印象を受け取ります。
また声のトーンや音色からは「穏やかで安心するなぁ」「せっかちな人かもしれない」などと感じることも。相手の印象や人となりがわかることで信頼や親しみの気持ちが生まれ、また会いたいと思うこと、これは対面コミュニケーションの大きな特徴です。

②雑談ができる
対面の商談や会議では、全員が着席し開始するまでのひと時や、終了後に退室しエレベーターを待つ間など、ちょっとしたすき間時間に挨拶や他愛ない話しをすることがあります。仕事でありながら相手のプライベートが見えるようなこんな瞬間に、相手との距離がぐっと縮まったと感じた経験はありませんか。
また、会義の合間に飲み物でひと息入れるなどで場の緊張感がほぐれ、流れが変わることもあります。このような“コミュニケーションの余白”は、実はとても大切なもの。わざわざ移動や準備をする必要がある対面だからこそ生まれる時間です。

③お互いの様子を見ながら調整ができる
言い出しにくい、結論が出ない等のテーマを扱う会議や商談は、誰にとっても憂うつなもの。このような場をオンラインで設定してしまうと、お互いの微妙な心情がわかりにくく、望まない結果になるばかりではなく、しこりが残り後々の関係性にまで尾を引くかもしれません。対面で顔を見ながら話せば、相手の表情が一瞬曇った、何かを言いかけてやめた等、非言語コミュニケーションを観察しながらのやり取りが可能です。相手に配慮しながら丁寧な関わりを意識できます。

オンラインコミュニケーションの特徴

続いては、オンラインコミュニケーションの特徴です。オンラインにはオンラインならではのメリットがあります。

①文字や図の共有がしやすい
画面越しのコミュニケーションでは、視覚的な情報が大きな要素を占めます。そのことがプラスに働くのが、情報共有の場面です。オンラインでは、画面共有により文字や図の細部を共有することが可能。便利なツールを活用すれば、参加者が同時にオンライン上に書き込みながら会議を進行することもできます。ファイルのやり取りやインターネット上の情報を検索し、それを瞬時に取り込むといったことにも対応できます。

②場所や時間、費用の制約が少ない
移動の時間や費用を気にする心配がないのが、オンラインの強み。海外とのやり取りも可能で、オンラインになったことでむしろコミュニケーションのハードルが下がったと感じる方もいるのではないでしょうか。全国複数の拠点にいる参加者が一同に会することができるため、オンラインによって他部署の環境や情報が得られるようになった、という声も聞かれます。

③同席や聴講等、対面にはない参加の方法がある
会議室の準備や交通費の制約がある場合、会議や商談に参加できる人数は必要最低限に絞られるのが一般的。しかし誰もが手軽にアクセスでき、画面オフでの参加も可能というオンラインの利点を用いれば、陪席や見学といった形で新しい場を経験することができます。
またオンラインの場合はタイムキープがしやすく、会議がダラダラと無駄に長くなることが少ないのも特徴。
そのため、多忙な参加者が自身に関係のある時間だけ参加し、その議題が終了次第会議から抜けるといったこともそれほど気を使わずにできます。

それぞれの特徴を知り使い分けよう

さてここまでは、対面とオンライン、それぞれのコミュニケーションの特徴を見てきました。では、両者の良さをコミュニケーションに活かすためには、どちらをどう選択するとよいでしょうか。対面とオンライン、それぞれに適した場面や状況をご紹介します。

対面コミュニケーションに適した場面

・信頼関係を築く時
対面は相手の人となりを掴む、雑談で距離感を縮める等が可能。そのため初対面の場、担当者が変わり引継ぎをするタイミング等、信頼関係を持続させたい大切な場面には是非、対面で顔を合わせるようにしましょう。

・場の共有を重視する時（労い、感謝等）
感情のやり取りができるのも、対面だからこそ。心からの労いや感謝を伝える際にも直接言葉を交わすことができる対面が良いですね。

・探りながらアイディア出しをする会議
相手の状況を探りながら何かを決める際も、オンラインではなく対面が好ましいです。会議の中でもアイディア出しの回や、曖昧なテーマを扱う際には相手の表情や話し方の感触を確かめながら進められる対面が理想です。曖昧、複雑、困難なやり取りになると予想される場合も、オンラインではなく対面でのコミュニケーションをおすすめします。対面であれば、会議や商談終了後に相手の様子を見ながらフォローも可能です。また、困難な場を共有した経験は繋がりを強固にし、場合によってはその後、関係を好転させるきっかけにもなります。

オンラインに適した場面

・連絡、報告、伝達がメインとなる時
テキストとして残しておきたい連絡や、時系列で伝えたい報告がある場合にはオンラインを活用しましょう。視覚情報をインプットしやすいのはオンラインだからこそです。

・時間の制約がある場合
限られた時間で成果をあげる必要がある場合には、オンラインが便利。また、多忙な幹部社員のスケジュール確保にもオンラインは適しています。予定の内容を終えた後、主催者がオンライン会議を終了することにより誰もが無理なく場を離れることができ、お互いに余計な気を遣う必要がありません。

・広域から持ちよりや整理をする場合
離れた拠点の情報を集約する、各地からアイディアを集める等の際は、参加者に負担の少ないオンラインの出番です。対面の場に多くの参加者が集まると、それぞれの意欲や準備量の差で場の統一感を保つことが難しい場合があり、場合によっては締まらない会議になってしまう可能性も。しかしオンラインでは工夫次第で効率よく会議を回すことができます。ファシリテーターを決め、探り合いにならないようテンポよく進行することもポイントです。

いかがでしたか。対面コミュニケーションの距離の近さも味わいつつ、せっかく手に入れたオンラインコミュニケーションの利点も是非活用しましょう。KEE’Sでは対面とオンライン、それぞれの特徴を踏まえたコミュニケーション研修を豊富にご用意しています。豊富な実践を通じてビジネスで発揮できるコミュニケーション力を鍛えませんか。どうぞお気軽にお尋ねください。