オンラインコミュニケーションは難しい？解決策もご紹介します！

今や当たり前となったオンラインコミュニケーション。しかし、オンラインコミュニケーションの特徴を知らないと、認識に齟齬が生じたり、意図していない形で伝わってしまったりします。今回は、オンラインコミュニケーションが難しいと感じる理由と解決策をご紹介します。

なぜ？オンラインコミュニケーションが難しい理由

新型コロナウイルスの流行や働き方改革の推進で、オンラインコミュニケーションはごく当たり前のものとなりました。しかし、いまだにオンラインは苦手、難しい、と感じている方は少なくないといいます。なぜ、これだけ普及しても難しく感じてしまうのでしょうか？３つの理由を解説していきます。

1.情報伝達量が制限されるから
「情報伝達量が制限される」とは、表情やテンション、雰囲気といった「ノンバーバル（非言語）メッセージ」が制限されるということです。
対面なら、相手が少し顔をしかめたり、口元が少しだけ緩んだりする様子を見ることで、相手の気持ちを読み取ることができます。
しかし、オンラインではちょっとした表情の動きまでは伝えてくれません。カメラがオフになっていることも多く、そうなると相手が何をしているか、見当もつかないことがあるでしょう。
さらに、伝達される音の質も変わります。普通に話しているつもりでも、相手はそれをうまく聞き取れないということも起こります。このため「オンラインコミュニケーションは難しい」と感じてしまうのです。

2.すべてを言語化する必要があるから
上記のとおり「ノンバーバル（非言語）メッセージ」が制限されるということは、自分の考えや思いをきちんと「言語化」しなければ伝わりません。対面のコミュニケーションでは「声」や「表情」「その場の雰囲気」でなんとなく伝わっていたことが、伝わらなくなるのです。
特に日本は「ハイコンテクスト文化」といって、長年「言語」以外の部分を重視してきました。「阿吽の呼吸」「行間を読む」などの言葉があるように、ハッキリと言葉にしなくてもわかる、という空気があったのです。しかし、そのような空気は、オンラインコミュニケーションでは通用しません。伝えたいことは、すべて言語化する必要があるのです。

3.集中力を維持することが難しいから
オンラインコミュニケーションが普及したことにより、自宅から仕事をする人も増えました。通勤のストレスから解放される、というメリットがある一方、集中力が保てない、という声もよく聞かれます。
実際、長時間パソコンの前で仕事をすることは、心身ともに疲れるもの。また、対面のようにテンポよくやり取りすることができず、誰かが一方的に情報を伝える時間が長くなります。それも聞き手の集中力を削いでしまう一因といえるでしょう。

オンラインコミュニケーションの種類

「難しい」といわれるオンラインコミュニケーションですが、解決策を知っておくことで、対面と遜色なく進めていくことができます。解決策をお伝えする前に、改めて、オンラインコミュニケーションの種類を押さえておきましょう。

1.テキストコミュニケーション
メールやチャットのように「文章」でやり取りをするコミュニケーションです。ツールさえあれば、使い方も難しくなく、誰でも手軽に使うことができます。相手が1人でも、100人でも、伝えたい人に向けて一斉にメッセージを送れることが特徴です。文章として記録に残るため、後で確認することができるのもメリットといえるでしょう。

2.ボイスコミュニケーション
電話やアプリを使用した通話のように「声」を使ったコミュニケーションです。緊急性の高い連絡の場合、テキストコミュニケーションよりもボイスコミュニケーションの方が適しています。

3.ビデオコミュニケーション
ビデオ通話やWeb会議システムなどを使って「音声」と「映像」でコミュニケーションを取ることです。ここ数年で一気に広まったコミュニケーションといえるでしょう。カメラを使ってお互いの顔を見ながら話すことができますし、資料を共有することも可能です。会議や商談、面談、採用面接でも使われています。

オンラインコミュニケーションを円滑に進めるには

それぞれのオンラインコミュニケーションについて、円滑に進める方法をご紹介します。今日からでもすぐに取り入れられるものばかりなので、ぜひ参考にしてください。

1.テキストでは「絵文字」や「スタンプ」も使う
テキストだけだと気持ちが伝わらず、不愛想な対応になってしまいがち。内容や関係性にもよりますが、時には絵文字やスタンプを使って、気持ちを表してみるのはいかがでしょうか。また、チャットのツールによっては、メッセージに対してスタンプやリアクションボタンで反応できます。返信をしなくても、確認したことや気持ちを伝える習慣をつけると良いでしょう。

2.口を大きく開けて丁寧に発音する
ボイスコミュニケーションやビデオコミュニケーションでは、対面の時よりも聞こえづらくなるという問題が発生します。このため、口を大きく開けてゆっくり丁寧に発音することが重要です。口の動きが小さいと、音が口の中にこもってしまい、聞き取りにくい発音になるからです。また、特にビデオコミュニケーションの場合、複数の相手に向かって話すことも多くなります。一度で聞き取れるスピードで丁寧に話すことを心がけましょう。

3.高すぎる声には注意する
対面の場合、明るい印象を与えるために、第一声は「ドレミファソ」の「ソ」のトーンで話しましょう、とおすすめしています。しかし、オンラインでは「ソ」のトーンだと少し高すぎます。マイクを通すとうるさく聞こえてしまう可能性があるのです。オンラインの場合、少し高さを抑えた「ファ」くらいのトーンを意識すると良いでしょう。話し出す前に「♪ドレミファ」と歌ってみると「ファ」のトーンを出しやすくなります。

4.テンションは3倍を意識する
画面を通して伝えるオンラインでは、どうしても熱量が低く伝わりがちです。自分の想いを、相手と温度差なく伝えたいのならば、テンションを通常の3倍は上げることを心がけてください。その時注意したいのが、声を大きく出しすぎないこと。オンラインで声を大きく出すと音が割れてしまい、それが聞き苦しさに繋がります。テンションを上げる＝声を大きくする、というわけではありません。「伝えたい」という気持ちがあれば、そのエネルギーは必ず相手に伝わります。オンラインでは、「伝えたい」という気持ちを普段の3倍以上もって、コミュニケーションを取るようにしましょう。

5.聞き手を飽きさせない表現力を身につける
あなたの話し方は、聞き手を飽きさせないものでしょうか？一本調子で淡々と話してしまうと、聞き手はすぐに飽きてしまうもの。そこで、重要なところを強調して、飽きさせないような表現力を身につけましょう。表現力の中でも代表的なのは「抑揚」＝「音の高低差」をつけるテクニックです。文章全体の中で強調したい箇所を、少し高い音で話し始めることで抑揚がつきます。事前に原稿がある場合は、強調したいところにあらかじめ印をつけておくと、抑揚がつけやすくなるでしょう。慣れてくれば、印をつける必要なく、自然と抑揚をつけて話すことができるようになります。

まとめ

今回は、オンラインコミュニケーションが難しいと感じる理由と、その解決策をお伝えしました。ただ、解決策がわかっても、個人や社内だけでは、なかなかスキルが定着しないもの。そこで、私たちKEE’Sでは、オンラインコミュニケーション研修をご用意しています。講師は全員「画面を通して話す」プロであるアナウンサー。貴社の課題に合わせて内容もカスタマイズできますので、まずは一度お問い合わせください。